Als werkgever kunt u bepaalde kosten verrekenen met uw werknemer. Maar er zijn wettelijke bepalingen waarmee u rekening dient te houden. U heeft hier te maken met twee situaties:
1. uw werknemer verdient een minimumloon;
2. uw werknemer verdient boven het minimumloon.
Let op: vanaf 2016 is het niet meer toegestaan het salaris volledig contant uit te betalen. U dient minimaal het salarisgedeelte gelijk aan het wettelijk minimumloon te allen tijde per bank over te maken.
Situatie 1: Uw werknemer verdient het minimumloon
Op 1 januari 2017 is het verbod op inhoudingen op het minimumloon in werking getreden (Wet Aanpak Schijnconstructies). Verrekeningen en inhoudingen op het minimumloon zijn niet meer toegestaan.
Op dit verbod gelden wel uitzonderingen. Inhoudingen op kosten voor huisvesting en zorgverzekering zijn mogelijk, wanneer de werknemer hiervoor een schriftelijke volmacht verleent aan de werkgever. Voor huisvesting geldt hierbij een maximum van 25% van het minimumloon. De huisvesting moet ook voldoen aan bepaalde vastgestelde kwaliteitsnormen. Voor inhouding van zorgverzekeringskosten moet een kopie van de zorgpolis overlegd worden, waarbij een maximum geldt van de geschatte gemiddelde premie.
Meer informatie leest u op: https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2016/11/08/verbod-op-inhoudingen-op-het-minimumloon-vanaf-1-januari-2017
Situatie 2: Uw werknemer verdient boven het minimumloon
Het loon boven het minimumloon mag benut worden voor verrekening of inhouding. Let op: wilt u toch (deels) inhouden of verrekenen met het minimumloon deel, dan gelden de voorwaarden uit situatie 1.
Voor situatie 2 geldt ook dat bij inhouding of verrekening van kosten voor huisvesting de werknemer hiertoe een schriftelijk volmacht aan u heeft afgegeven om uit het uit te betalen loon betalingen in zijn naam te verrichten. Daarbij mogen inhoudingen en verrekeningen alleen plaats vinden voor de genoemde bedragen in de volmacht en u dient het te specificeren op de loonstrook.
WAT BETEKENT DIT VOOR U IN DE PRAKTIJK?
In de praktijk zal voor huisvesting het volgende betekenen:
1) Verrekenen mag (met een schriftelijke volmacht) met het loon dat u boven het WML betaalt (bijv. hoger loon, overwerk, vakantiegeld), ook als de huisvesting niet gecertificeerd is.
2) Verrekenen met het WML mag alleen als u beschikt over gecertificeerde huisvesting en u aangesloten bent bij een keurmerk (zie www.normeringflexwonen.nl). Veel werkgevers zien op tegen de kosten en administratieve lasten die daarbij komen kijken.
3) Inhouden op het WML mag alleen met een schriftelijke volmacht als de huisvesting gecertificeerd is door een geaccrediteerde instelling of als de huisvesting wordt gehuurd van een toegelaten instelling, en u de betalingen voor de huisvesting uit naam van de werknemer verricht en deze betaling voldoet aan de (externe) verhuurder.
4) De werknemer betaalt zelf zijn huisvesting en u verrekent bij de betaling van het loon geen kosten voor huisvesting. Wanneer u zorgt voor de huisvesting kunt u de werknemer een factuur sturen.
Ter informatie nog een toelichting op de volgende normen:
Minimumloon
Het wettelijk minimumloon voor medewerkers van 23 jaar en ouder bedraagt per 1 januari 2017 € 1.551,60 per maand.
Normbedrag maaltijd
Het normbedrag maaltijd is momenteel € 3,25. Dit normbedrag geldt voor een ontbijt, een lunch en een diner.
Normbedrag huisvesting
Het normbedrag is momenteel € 5,45 per dag (normbedrag voor 2016). Dit normbedrag geldt ook voor bewassing, energie en water.
Verschil tussen een inhouding en een verrekening
Verrekeningen gaat om bedragen die uw werknemer aan u moet betalen. Bijvoorbeeld voor huisvesting of boetes. U mag deze bedragen verrekenen met het loon, maar hier zijn wel regels voor.
Inhoudingen gaat om bedragen die u via het salaris voor uw werknemer betaalt. Denk aan de premie voor de ziektekostenverzekering of voor een aanvullende pensioenregeling. U moet wel een schriftelijke machtiging hebben van uw werknemer om die bedragen in te houden. Het is dus niet voldoende om hierover afspraken te maken in de arbeidsovereenkomst.